MANAJEMEN ARSIP BERBASIS TEKNOLOGI PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN DELI SERDANG

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menganalisis manajemen arsip berbasis teknologi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Deli Serdang. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Informan penelitian terdiri dari Kabid Pengelolaan Arsip (informan kunci), Sekretaris Dinas (informan utama), serta staf arsip dan masyarakat (informan tambahan). Hasil penelitian menunjukkan bahwa manajemen arsip berbasis teknologi telah diterapkan dalam pengelolaan arsip di dinas tersebut, meskipun belum mencakup semua jenis arsip. Penerapan teknologi informasi berperan penting dalam berbagai aspek, seperti pencatatan surat masuk dan keluar, pendistribusian dokumen digital, dan alih media arsip konvensional ke arsip elektronik. Perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan kearsipan telah ditetapkan sesuai dengan undang-undang yang berlaku, yaitu Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012. Kendala yang dihadapi dalam penerapan sistem kearsipan berbasis teknologi ini meliputi ketersediaan sarana dan prasarana yang belum memadai, serta terbatasnya sumber daya manusia. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala ini adalah dengan mengadakan pelatihan bagi para arsiparis dan memberikan sosialisasi berkelanjutan terkait aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI). Secara keseluruhan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Deli Serdang telah berhasil menerapkan manajemen arsip berbasis teknologi sebagai bagian dari upaya mendukung program e-government.